Pemkot Balikpapan Perketat Pengawasan Arsip pada 2026

Balikpapan, Gerbangkaltim.com — Pemerintah Kota Balikpapan menempatkan penguatan kearsipan sebagai salah satu fokus pembenahan tata kelola pemerintahan pada 2026. Langkah tersebut dinilai krusial untuk mendorong pelayanan publik yang lebih tertib, cepat, dan akuntabel.

Komitmen itu ditegaskan dalam Rapat Koordinasi Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) yang digelar di Balikpapan, Selasa (3/2/2026).

Dalam forum tersebut, pemerintah kota menekankan pentingnya arsip sebagai fondasi administrasi pemerintahan.

Asisten I Bidang Tata Pemerintahan Kota Balikpapan, Zulkifli mengatakan, arsip tidak boleh dipandang sebatas dokumen yang disimpan, melainkan sebagai instrumen strategis dalam penyelenggaraan pemerintahan.

“Arsip menjadi rujukan utama dalam pengambilan kebijakan, bukti pertanggungjawaban, sekaligus penopang kelancaran pelayanan kepada masyarakat. Jika arsip tidak tertata, pelayanan pasti terdampak,” ujar Zulkifli.

Pada tahun 2026, pengawasan kearsipan akan dilakukan terhadap 36 organisasi perangkat daerah (OPD). Pengawasan tersebut melibatkan Tim Pengawas Kearsipan Internal yang terdiri dari Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispustakar) serta Inspektorat Daerah Kota Balikpapan.

Menurut Zulkifli, pengawasan tidak hanya menilai kelengkapan dokumen, tetapi juga mencakup kebijakan internal, pembinaan, kompetensi sumber daya manusia, kelembagaan, hingga kesiapan sarana dan prasarana kearsipan.

“Pengawasan yang berkelanjutan diperlukan agar risiko kehilangan arsip, kesalahan administrasi, maupun hambatan layanan publik dapat dicegah sejak awal,” katanya.

Selama ini, pengelolaan arsip yang belum optimal kerap memicu perlambatan pelayanan. Proses penelusuran dokumen lama, penyelesaian aset, hingga layanan kepegawaian sering membutuhkan waktu lebih panjang akibat arsip yang belum tersusun sistematis.

Kepala Dispustakar Kota Balikpapan, Elvin Junaidi mengakui, aspek kearsipan masih menjadi tantangan tersendiri. Ia menyebut, meski Balikpapan mencatat sejumlah prestasi pembangunan, capaian nilai kearsipan masih tertinggal dibanding beberapa daerah lain di Kalimantan Timur.

“Pembangunan tidak cukup hanya fisik. Administrasi pemerintahan, termasuk arsip, harus dikelola dengan baik agar kinerja layanan benar-benar optimal,” ujarnya.

Elvin menambahkan, perbaikan mulai terlihat sejak dibentuknya Internal Arsip Coordinator (IAC) di sejumlah OPD. Hingga kini, 16 OPD telah melaksanakan pemusnahan arsip sesuai ketentuan retensi, dan pada 2026 terdapat tiga OPD tambahan yang mulai mengikuti proses tersebut.

Di sisi lain, Pemkot Balikpapan juga mendorong digitalisasi arsip melalui penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi). Sistem ini memungkinkan pengelolaan arsip elektronik secara terpadu, termasuk penghapusan arsip otomatis sesuai jadwal retensi.

Sebagai upaya mendorong komitmen OPD, Dispustakar berencana menampilkan peringkat pengelolaan kearsipan. OPD dengan kinerja terbaik akan memperoleh apresiasi dari pimpinan daerah.

“Tujuannya bukan mencari kekurangan, melainkan membangun budaya tertib arsip di seluruh perangkat daerah,” kata Elvin.

Melalui penguatan pengawasan dan digitalisasi kearsipan, Pemkot Balikpapan berharap kepercayaan publik terhadap layanan pemerintahan dapat terus meningkat seiring dengan perbaikan tata kelola administrasi.